Desafortunadamente, es fácil caer en esa trampa. Cuando los gerentes de proyecto simplemente asumen que su equipo está alineado, o cuando aceptan asentimientos con la cabeza y confirmaciones verbales como sustitutos de la alineación real, el riesgo de fracaso aumenta dramáticamente.
En un mundo donde los proyectos se han vuelto más emergentes, los gerentes de proyecto deben garantizar la alineación, no esperar a que un indicador rezagado revele que el equipo en realidad no tiene un compromiso y comprensión compartidos.
He aquí cinco preguntas que todo gerente de proyecto debería hacer periódicamente a sus equipos para crear y mantener la alineación:
¿CUÁL ES SU COMPRENSIÓN DEL PROYECTO?
La comprensión es un requisito previo para el compromiso; después de todo, ¿cómo puede comprometerse con algo que no comprende completamente? La alineación requiere ambos.
Como gerente de proyecto, usted es responsable del entendimiento compartido. Explore la comprensión cambiante de cada miembro del equipo sobre el proyecto y el caso de negocio que hay detrás. Compruebe tanto la comprensión estratégica como táctica. Sólo cuando un miembro del equipo comparte su comprensión puede verificar la alineación.
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¿QUÉ PREOCUPACIONES TIENEN?
No pregunte a los miembros del equipo si tienen inquietudes; las inquietudes son un hecho, así que póngalas sobre la mesa y discútalas. Verificar las inquietudes es a menudo su mejor oportunidad para descubrir los primeros signos de desalineación y la oportunidad de una realineación.
¿CÓMO VEN SU PAPEL?
Cuando los miembros del equipo no tienen una comprensión clara de cómo su rol contribuye al proyecto, se desvían o se desconectan. No asuma la claridad del rol, verifíquelo. Deje que los miembros de su equipo verbalicen sus roles dentro del contexto.
¿QUÉ NECESITAN?
Esta pregunta requiere que el individuo piense en las implicaciones personales, tácticas, culturales y estratégicas de cualquier cambio en los requisitos del proyecto. Al igual que con la verificación de inquietudes, cuando verifica las necesidades de un miembro del equipo, está haciendo una segunda verificación de comprensión y claridad de roles.
Preguntar a un miembro del equipo qué necesita también requiere que priorice sus tareas, lo que le asigna la responsabilidad del pensamiento crítico y le brinda otra forma de evaluar la asignación de recursos. Además, sirve para validar y disipar cualquier frustración que el miembro del equipo pueda sentir con el proyecto o sus partes interesadas.
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¿CÓMO DESCRIBIRÍAN SU COMPROMISO ACTUAL CON EL PROYECTO?
Esta última pregunta le da al individuo la oportunidad de compartir su compromiso como una instantánea en el tiempo, incluyendo advertencias, contingencias, dependencias, preocupaciones y limitaciones. Permite verificar el grado y naturaleza del compromiso personal con la dirección, alcance y objetivos del proyecto.
Los proyectos son únicos, temporales y dinámicos. Al comienzo de un proyecto, usted puede ser proactivo al planificar, programar, contratar y dotar al personal. Pero el proceso invariablemente cambiará y se volverá más reactivo a medida que responda a los desafíos.
En última instancia, el éxito del proyecto depende de mantener la alineación del equipo del proyecto desde el inicio hasta su finalización. Eso sólo puede suceder cuando un gerente de proyecto realinea constantemente al equipo a lo largo del proyecto.
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